Tegnap teljes kétségbeesésben hívott fel egy ügyfelem. Nagyértékű gépeket forgalmaz, és nehézsége, hogy a mérnök értékesítők betanítása elképesztően hosszú idő, 1-1,5 év, mire magától tud dolgozni egy ember. Már úgy érzi, mintha a versenytársai szórakoznának vele, mert mire kinevel egy embert, elcsábítják őket. A munkatársak elvándorlása után jön a feladat: személyzetfelvétel. Lefuttatott egy hirdetést, amire csak 40 jelentkezője volt, és egy alkalmas embert sem talált köztük.
Melyik a nagyobb kihívás, új embert felvenni, vagy megtartani a meglévőket? Melyikbe tegyünk nagyobb energiát?
Sziklagörgető vezetői életforma
Mint Sziszüphosz, aki a kősziklát óriási erővel felgörgeti a dombra csak azért, hogy visszaguruljon -így látják magukat a vezetők is, amikor munkatársakat keresnek.
Én azt látom, hogy több értelme van nagyobb energiát tenni a meglévő munkatársak megtartásába. Persze tudni kell, hogy a cégvezetők nem is egy, hanem több követ görgetnek egész nap, ezért nincs idejük az embereikről gondoskodni.
Pedig igaz hogy: “Az emberek céget választanak, de vezetőt hagynak ott.”
Ez az interneten terjedő idézet praktikus megfigyelés eredménye. Látszik belőle, hogy a főnök, a vezető az, aki tehet érte, hogy a cégnél maradjanak az emberei.
Múlt heti cikkünkben beszéltünk arról, hogy ha elmegy a munkatárs, akkor legalább tanuljunk belőle. Ha egy vezető képes elviselni a kritikát, és le tudja hámozni az érzelmeket róluk, akkor talál olyan megállapításokat, amik segítenek a cég fejlesztésében.
De ez az eső után köpönyeg. Ami még értékesebb: visszajelzés attól a munkatárstól, aki itt van nálunk és szorgalmasan teszi a dolgát.
Hogyan kérjünk visszajelzést a munkatársaktól?
Először is, olyan viszonyt kell kialakítani, hogy az embereink hajlandók legyenek visszajelzést adni. Ha rosszul reagáljuk le a kritikát, ha csak utasításokat adunk a munkatársaknak, akkor elfojtjuk a kommunikációt és a kreativitást is.
Első lépés: megteremteni a környezetet, a hangulatot, ahol az emberek bátran adnak javaslatot, és el tudják mondani a félelmeiket és aggodalmaikat is.
Te legyél a bizalmasuk
Neveljük őket arra, hogy ezt nekünk mondják el. Már csak azért is, mert ha nincs meg ez a lehetőségük, attól még ezek a gondolatok és érzések kikívánkoznak belőlük, és valakivel meg fogják beszélni. Például a munkatársakkal, a barátokkal vagy a párjukkal. Egyik sem a helyes célközönség, mert egyikük sem tudja megoldani a problémát. A vezető tudna segíteni!
Ha nem mondják el Neked a gondolataikat a munkatársak, elindul egy rossz hangulat a cégben, ami még több rossz hangulatot generál, mert ez fertőzéssel terjed a többi kollégára is. Pedig meglehet, hogy az egész egy apró félreértésből indult ki, amit két perces beszélgetéssel ki lehetett volna simítani, ha kommunikáciban vagyunk egymással. Ami fontos: megszerezzük az információt, amire szükségünk van. Mindegy, hogy milyen szörnyű dolog derül ki, mert akkor már tudunk vele mit kezdeni.
Ez a kulcs a munkatársak megtartásához: az emberek mernek-e visszajelzést adni és mi ezt hogyan fogadjuk.
Ha kikérjük magunknak a kritikát, megsértődünk, belefolytjuk a szót a kollégába, vagy nem is válaszolunk, akkor megszüntetjük a kétirányú kommunikációt és nem fogjuk tudni, mi történik a cégünkben.
Gyakran hallom a felháborodott ügyfelektől: “Nincs nekem időm arra, hogy az orrukat meg a popsijukat törölgessem! Ez egy cég, nem a Meggyötört lelkű munkatársak lélekápoló szolgálata! Most komolyan azzal kéne foglalkoznom, hogy a Marika meg a Sárika összeveszett a körömlakkozáson?”
Elegük van ebből, pedig tudják, hogy kéne időt szakítani rá.
Nincs más út
Mindezzel együtt, hogy ez nyűg, nagyon javaslom a cégvezetőknek, hogy minden lehetőséget ragadjanak meg, hogy beszéljenek a munkatársakkal. Amikor összefutunk a folyósón, vagy ebéd közben, kérdezzük meg, mi a helyzet. Én például dél körül vadászom a kollégákat, hogy együtt együnk, mint egy nagy család, mert imádjuk. Reggel egy kis forgalmi dugó van a konyhában, mindenki készíti a kajáját, fő a kávé, és megy a locsi-fecsi. Imádom! És azonnal ki lehet szűrni, ha valakivel probléma van. Amikor ezt meglátom, mindig kerítek rá lehetőséget, hogy négyszemközt is beszéljek vele. Lehet, hogy a cégben történt valami, lehet, hogy három napja fáj a feje. Tudjuk meg!
Ezt csak úgy lehet megtenni, ha lemegyünk az elefántcsonttoronyból, kijövünk az irodából.
Egy eszköz a visszajelzések megszerzéséhez
Én is ilyen elfoglalt vezető vagyok, aki az irodájában tölti a legtöbb időt. Nagyon kiszúrtam magammal, hogy kevesebbet látom a munkatársakat, mint szeretném.
Ezért kitaláltuk Marcsival, hogy havonta egyszer csinálunk munkatársi értékelést. Van hozzá egy Munkatársi kérdőívünk, írásban és szóban elvégezhető verzióban.
Mi az a Munkatársi kérdőív? Legalább évente egyszer, de még jobb félévente egy baráti légkörű beszélgetésen néhány dolgot megkérdezni a munkatársaktól, ezek szerepelnek a kérdőíven. A legjobb, ha ezt a a közvetlen felettes végzi el, aki valóban vezető, nem csak a névjegykártyán.
A munkatársaknak tudniuk kell, hogy az ő javaslataik alapján lesz jobb és gördülékenyebb a munka. Én mindig elmondom a kollégáknak, hogy nem vagyunk tökéletesek, tudom, hogy mennyi elképzelést akarunk még megvalósítani, de az biztos, hogy az eddigi szervezettségünk egy csapat munkája. Számítok a munkatársak segítségére, mert egyedül nem tudok mindent kijavítani, megcsinálni.
Mit kérdezz, hogy hasznos visszajelzéseket kapj?
Kérdezz rá arra, hogy alapvetően hogy érzi magát az ember, milyen hangulatot érzékel a cégben? Miért? Mert az egyik legfontosabb tényező, amikor valaki elmegy, hogy nem érzi magát jól, nem jó a hangulat a cégben. Ezért ezt folyton figyelni kell, és megelőzni a rossz hangulat kialakulását.
- Tudjuk-e, hogy ő mennyire érzi magát értékesnek, hasznosnak? Mennyire szereti a tevékenységet, amit csinál?
- Mennyire van tisztában vele, hogy amit csinál, az miért fontos?
- Van-e olyan tevékenység. munkakör a cégben, amit szívesen csinálna?
- Szüksége van-e bármi eszközre, segítségre a munkájához? Mivel lehetne fejleszteni a területét?
- Van-e bárki vagy bármilyen terület, ahol nehézkes az együttműködés?
Keresd azokat a pontokat, ahol kicsit érdemes mélyebbre ásni az okokig. Azokat már lehet kezelni.
Kérdezd az embereidet a személyes céljukról, a cégen belül és a magánéletben. Ezek változhatnak, ezért érdemes átbeszélni újra. Többször készítettünk már tervet egy munkatárssal, hogy hogyan lesz nyelvvizsgája, kisbabája, vagy hogy lesznek jobbak a gyereke jegyei az iskolában. Bármiben lehet segíteni. Ami feljön ezen a beszélgetésen, arra később vissza kell kérdezni.
Így kapsz őszinte válaszokat
Csak nyugtázd, ne értékeld a munkatárs visszajelzéseit. Még ha nyilvánvaló vadbaromságot mondana, akkor se kritizáld. Ha valamit meg kell beszélni, akkor úgy tedd meg, hogy először minden kérdést felteszel, megköszönöd a válaszaid, és csak utána kezdj bele a témába.
Így lehet látni konfliktusokat, rejtett problémákat, és így lehet bevonni a munkatársakat a cég fejlesztésébe.
Hogyan látod egyszerre az összes munkatárs teljesítményét?
Készítettünk egy Munkatársi értékelőlapot is arra a célra, hogy a közvetlen felettes tudjon értékelni egy munkatársat. Ha van egy csoportvezető, brigádvezető, műszakvezető, akkor ő tölt ki a munkatársakról. Ez azért született, hogy minél pontosabban lássuk a munkatársakat.
A munkatársak is azt mondják, hogy szeretnének visszajelzéseket kapni. A jó emberek akarnak fejlődni, nem csak a cégtől várják el, hogy egyre jobb legyen.
A kiértékelő lapon vannak szempontok a munkatárs értékeléséhez, pl. hatékonyság, jó modor.
Ezt lehet számszerűen értékelni, mert így hónapról-hónapra láthatjuk a fejlődést, és lehet szövegesen is, hogy alaposabban megértsük, hol tart a munkatárs.
Amikor a közvetlen felettes leírta, amit a munkatársról gondol, szóban is kiértékeli a munkatársnak a saját teljesítményét. Természetesen nem ráolvassuk a fejére a hibáit, hanem mindig tanácsot adunk, hogy hogyan tudna fejlődni. És ez egy remek alkalom a dicséretre is, elismerhetjük, hogy milyen precízen, szépen végzi a napi feladatait.
Minél gyakoribb ez a kiértékelés, annál gyorsabban tudunk beavatkozni. Új munkatársnál hetente meg szoktuk ezt csinálni, hiszen 3 hónap alatt el kell dönteni, hogy marad vagy sem.
A jó hangulat megteremtése a cégben
Ha van lehetőség két irányban visszajelzéseket adni és kapni, akkor valódi és őszinte kommunikáció jön létre. Ezzel pedig sokkal gyorsabban tudjuk javítani a dolgainkat. Ezáltal közelebb kerülnek egymáshoz az embereink, és jól érzik magukat.
A homályos “jó a hangulat, rossz a hangulat” megfogalmazás ezekkel a konkrét tevékenységekkel kontrollálható.
Csináljuk és kérjük rendszeresen a visszajelzéseket, hogy ne a kilépő interjún kelljen megtudni, mi volt a válóok.
Ha szeretnéd megkapni a Munkatársi kérdőívet és a Munkatársi értékelőlapot, akkor írj egy üzenetet az info@performia.hu-ra, a tárgysorban pedig ez szerepeljen: Munkatárs értékelés.
Nemes-Nagy Szilvia
Személyzeti és vezetési szakértő
Építsd fel a csapatod!
