Egyik ügyfelem egy tipikus kkv-vezető problémával kapcsolatban kért tanácsot. Így gondoltam, megosztom a választ mindenkivel. A szituáció a következő: az ügyvezető túlterhelt, elérkezik a teljesítőképessége határára, amikor már érzi, hogy segítségre van szüksége, de még nem tudja, milyen munkakörbe vegyen fel új munkatársat.
Mi a túlterhelt vezető első gondolata?
Ilyenkor általában mindenkinek az jut eszébe, hogy asszisztenst kellene felvenni. Jól jönne egy jobb kéz, aki segít a vezető feladataiban.
Ügyfelem is így gondolkodott. Irodavezető kell (az irodavezető manapság a populáris megnevezése az asszisztensnek), de kicsit segítsen be a pénzügyekbe is, kicsit a személyzettel is foglalkozzon, néha beszéljen a beszállítókkal… Tehát valójában még nem tudta, milyen posztra is keressen embert. Cégében technikai emberek dolgoznak, a szakmán kívül az összes feladatot ő látja el ügyvezetőként.
Természetesen a cég indulásakor minden feladatot a vezető csinál, aztán folyamatosan bővíti a csapatot. De jellemző, hogy túl sok tevékenységet tart magánál az ügyvezető. Meddig lehet ezt így csinálni? Kicsi cégnél még belefér, nagynál már nem működik. Kis és nagy cég között az a különbség, hogy ugyanazokat a tevékenységeket, milyen mennyiségben kell végezni. Nagyobb cégnél több az ügyfél, több az áru, több a beszállító, nagyobb az épület, de a funkciók és folyamatok nagyjából ugyanazok.
Mikor jön el a fordulópont?
A cég indulásánál az ügyvezető a termelésre koncentrál, arra, hogy minél jobb szolgáltatást kapjon az ügyfél. Munkatársait vagy túlterheli vagy rájuk vigyáz, és magát terheli túl. De eljön az a pont, amikor már látja, hogy le van maradva a feladataival, sőt, egyre gyakrabban csúsznak be hibák is.
Viszont a gond az, hogy a sok feladat, amit a vezető végez, nincs munkakörhöz rendelve. Ezek szakkifejezéssel élve „én szoktam csinálni” feladatok. Nem tudja azt mondani, hogy ezt mint értékesítő csinálom, ezt mint titkárnő, ezt mint tulajdonos. Nincs tisztában a különböző funkciókkal, amit betölt a cégben, és így nehéz meghatározni azt is, hogy milyen posztra milyen embert keressen, aki majd leveszi a terhet a válláról. Ezért jut eszébe a vezetőknek az asszisztens, avagy a mindenes keresése. Csak amikor a mindenes munkatárs is elér a kapacitása végére, akkor fel kell venni egy újabb mindenest. És így kaotikus lesz a cég.
Mikor ügyfelem elmondta, hogy azt szeretné, hogy a leendő munkatársa a pénzügyben és a személyzetkezelésben is segítsen, felmerült még egy probléma: ez a két teljesen különböző tevékenységkör két teljesen különböző személyiségű embert kíván. A pénzügyes nyugalomban rutinfeladatokat végez, a személyzetis nyüzsgő környezetben, emberekkel foglalkozva, változó feladatokat lát el. Lehetséges olyan embert találni, aki mindkettőt képes ellátni, de kicsi a valószínűsége.
Mi a megoldás?
A következőt tanácsoltam: mától két hétig írd össze, hogy mit csinálsz. Minden egyes kis feladatot írj fel a noteszedbe. Ha a postán átveszel egy ajánlott levelet, akkor azt, ha elmész vécépapírért a boltba, akkor azt, ha egy munkatársnak utasítást adtál, akkor pedig azt is írd fel. Lehetőleg ne nagyon nézegesd a feladataid listáját. 2 hét alatt nagyjából lehet látni, hogy mivel tölti a napjait egy ember, hacsak nem valami rendkívüli szituáció zajlik éppen.
Ha letelt a két hét, jöhet a következő lépés. A noteszed alapján meg tudod nézni, hogy a jövőben mit akarsz csinálni és mit nem. Nézd végig, milyen feladatokat végzel, és mi az, amit már most rögtön le lehetne adni, mint például a vécépapír beszerzését.
Osztályozd így a tevékenységeket:
1. Amit rögtön le tudsz passzolni: Írd is oda a feladat mellé, hogy kinek adod – Julcsinak, Gábornak, Borinak.
2. Amit le akarsz adni, de nincs kinek vagy nem tudod, hogyan: Ezekről tudod, hogy már nem neked kéne csinálni, de per pillanat nem látod a megoldást. Nem baj, haladunk velük tovább.
Ebben a pillanatban már látszik, milyen személyzeti igényed van. Lehet, hogy kiderül, hogy nem is kell embert felvenni, hanem az összes feladatot el lehet osztani a meglévő emberek között.
Maradt még sok feladat? Tudod, ne a zúdítsd rá a maradékot egy irodavezetőnek hívott mindenesre, akit ha megkérdezünk, hogy mi a tevékenysége, azt fogja válaszolni: bármi. Ennél specializáltabb funkciókat akarunk. Csoportosítsd a feladatokat munkakörökhöz, akár olyanokhoz is, amik még nincsenek meg a cégben, és most kell őket létrehozni.
Ha megvan, akkor el tudod dönteni, hogy ezek közül mi a prioritás, melyik munkakört kell először betölteni. Lehet, hogy egy személyzetist kell keresned, vagy arra jutsz, hogy egy részmunkaidős pénzügyesnek van elég feladatod. Ez már teljesen átlátható.
A következő lépés?
Átadhatóvá kell tenni a feladatokat, hogy az új ember gyorsan el tudjon kezdeni dolgozni.
Amikor épp olyan tevékenységet végzel, amiről tudod, hogy át fogod adni, akkor 3 dolgot kell lejegyezni róla
• mit csinálsz
• hogyan csinálod
• miért úgy csinálod
Legyegyszerűbb leírni vagy okostelefonnal hangfelvételen rögzíteni. A hangfelvétel alapján legépeli majd az új embered. Így meglesz írásban a feladat leírása, méghozzá úgy, hogy 3 legyet ütsz egy csapásra, mert
• tehermentesíted magad
• szervezetet fejlesztesz
• és elkezded lementeni a cég know-how-ját.
Kövesd ezeket a lépéseket, de vigyázz, mert amikor az ember ránéz a feladatlistára, akkor az bizony mellbevágó tud lenni. Ügyfelem is nehezen szembesült vele, hogy mennyi feladatot végez most, amit át akar adni.
Ne torpanj meg! Szembesülj vele, csináld lépésről lépésre, és hidd el, meglesz az eredménye.
Amikor ezt megcsináltad a saját feladataiddal, ne állj meg! Csináld meg a többi posztra is a cégben, mert így tud növekedni majd a vállalkozás.
Nemes-Nagy Szilvia
Személyzeti és vezetési szakértő
Építsd fel a csapatod!
